近期，有私募基金公司收到属地证监局发送的关于开展现场检查的通知。
值得关注的是，本次现场检查还要求私募公司说明公章及法人章保管及使用流程，并附上相关材料。
此前，不少机构因用章流程不规范、审批记录不完整、台账缺失等问题被责令整改，甚至影响业务正常开展。
据不完全统计，仅2025年9月-10月期间，就有7家私募因“未建立健全相关用印管理制度，重要印章的使用缺乏规范的登记记录，用印时间、事由、经手人等关键信息未能及时留存，难以追溯核实”等问题，被属地证监局采取出具警示函的监督管理措施，并要求30日内提交书面整改报告。
亦有私募因公章用印混乱等违规情况，被中基协认定为内部控制存在重大缺陷，被撤销管理人登记的案例。
为何监管如此重视用章管理？
作为私募基金公司对外表意的核心凭证，公章、法人章直接关联基金募集、投资决策、合同签署等关键环节，其使用合规性不仅关系到机构自身风险控制，更直接影响投资者合法权益。
证监局通过核查用章流程，可精准判断机构内部治理是否健全、合规管理是否到位。
那么私募公司印章使用流程应当遵循哪些要点呢？
一、事前审批：明确权限，层层把关
任何部门或个人使用印章，需填写《印章使用申请表》，注明用章事由、文件名称、申请人等信息。根据用章事项重要程度设定审批权限。严禁无权限人员申请用章，严禁越权审批，杜绝 “口头审批”“事后补批” 等情况。
二、事中管控：双人监章，全程留痕
印章需由不同专人保管，明确保管责任。用章时需由保管人全程在场监督，核对用章文件与申请表内容一致。严禁在空白纸张、空白授权委托书上加盖印章。
三、事后留存：台账清晰，有据可查
建立《印章使用登记表》，内容包括印章种类、印章用途、使用人、日期、批准人等信息。加盖印章后的文件原件或扫描件需按档案管理规定归档，与用章申请表、审批文件一并留存。