近年来，随着针对私募基金的现场检查频次和深度不断提升，“留痕管理”已成为重点关注的合规问题。留痕材料作为现场检查的依据，是私募基金管理人证明其已根据法规规定履行相应义务最重要的佐证。而从2024年以来中基协及各地证监局公示的处罚信息来看，处罚事由中包含“未妥善保存相关材料”的案例就有近百起，监管机构对于私募基金管理人是否按照法规要求妥善留痕的核查力度也在加大。此外，在私募基金的相关纠纷中，私募基金管理人往往需对其已履相应义务承担举证责任，留痕材料正是其举证其已履行相应义务的证据，若不能提供相关证据的，将承担举证不能的法律后果。因此，留痕不仅是形式合规，更是抵御风险的实质防线。本文中，我们将结合实务中的常见问题，梳理私募基金管理人在留痕工作中的常见错误和合规建议，供大家参考。
主要留痕材料的类别大致可分为：适当性及募集相关材料；投资决策、交易材料；内控材料；信息披露材料等，同时对于所保存的材料，还应确保信息的完整、连续、准确和可追溯，且能够还原基金在各环节的真实情况。对于不同类别的材料，保存规则也有差异：
内控材料+信息披露材料：自基金清算终止之日起不得少于10年。
适当性及募集相关材料：自基金清算终止之日起不得少于10年，其中履行适当性义务的相关信息资料，包括适当性管理制度、投资者信息资料、匹配方案、告知警示资料、录音录像资料、自查报告等的保存期限不得少于20年。
投资决策、交易材料：自基金清算终止之日起不得少于10年，其中开展程序化交易相关的历史交易记录，算法或策略的文字说明等投资决策、交易涉及资料，保存期限自基金清算结束之日起不得少于20年。
在募集环节中，适当性材料缺失或不符合要求往往是私募基金管理人合规问题的重灾区，除完全未留存适当性材料这类显而易见的错误之外，常见的问题还包括：
（1）适当性材料不完整
管理人虽然对适当性材料进行了保存，但存在遗漏的情况。
管理人仅提供了投资者风险测评问卷、风险揭示书、合格投资者承诺书，但无法提供基金投资者的资产证明文件或收入证明，中基协认为其未完全履行投资者适当性义务。【中基协处分〔2024〕1*2号】
虽然投资者已签署案涉基金的《风险揭示书》，但管理人却无法提供已对投资者进行风险测评的相关证据，法院据此认定管理人未能妥善履行适当性义务，结合其他案情，最终判令管理人赔偿投资者的全部投资损失。【（2021）沪7*民终3*5号】
管理人虽然保存了相关适当性材料，但未对材料内容进行实质性审核，往往会出现适当性材料的内容缺乏完整性、真实性及合理性的情况。
部分投资者资产证明文件只显示当年年薪，不能完全证明个人投资者近三年年均收入不低于50万元【中基协处分〔2024〕**号】；部分投资者收入证明开具单位不存在或已注销。【中基协处分〔2024〕1*4号】
投资者的风险测评结果为成长型，但在问卷的某一项中投资者选择了“不能承受本金损失”。法院认为，虽然投资者的风险承受能力评估等级显示其可以购买案涉产品，但其在风险承受能力评估问卷中明确选择不能承受本金损失，与其风险承受能力评估结果明显相悖。因此，认定投资者风险承受能力评估结果与案涉产品的风险等级形式上呈现一致，但实质上并不匹配。【（2018）鲁1*民终4*6号】
??在存在代销的情形下，明确代销机构的适当性管理责任及相应追责机制，监督代销机构适当性义务的履行情况。??对适当性材料的真实性及合理性进行实质性审核，避免出现适当性材料的内容瑕疵和矛盾，如投资者风险测评总分与其实际风险偏好不匹配；产品在不同材料中的风险等级不一致；投资者开户年限与投资年限不匹配等。投资决策是私募基金运作的核心环节，留痕管理在此阶段尤为重要，在多数案例中也对认定管理人是否尽到谨慎勤勉义务起到了关键作用。同时，随着私募量化基金的发展，算法黑箱与人工干预的边界也成为当下留痕管理中的重要命题，常见问题包括：投资决策制度是投资决策材料留痕的基础，法规层面并未明确管理人应具体留存哪些材料，因此需要根据内部制度及实际业务开展情况来确定，是否严格执行投资决策制度也是监管关注的重点。此外，部分管理人的投资决策制度存在模板化的问题，制度设置与公司实际情况不匹配、缺乏可行的程序安排，因此可能面临执行难的问题。
管理人对标的债券的入库分析报告内容简单，未就其内部制度规定的六项入库准则发表明确结论，入库核查程序不严谨、充分。同时某债券明显不符合入库要求的债券，但投决会却认为该债券符合入库准则，并同意入库。【中基协处分〔2023〕1*0号】
管理人的投资程序缺乏有效制度支持和程序保障，在管基金的投决会决议显示，仅有法定代表人一人出席并决议，决议缺乏科学有效论证。此外管理人也未对投资决策委员会构成及表决程序进行规定，无法保证公司内控实施有效。【中基协处分〔2024〕1*3号】
私募基金在实际进行投资前，应履行投资决策的前置性程序，未留存投资环节的投资决策依据及投决文件将难以证明管理人已充分履职。
管理人接受投资人指示下达交易指令，购买了与投资者存在关联关系的相关公司发行的债券，同时未能向中基协提供相应投资的投决文件，最终被认定为从事与私募基金无关或相冲突业务而受到处罚。【中基协处分〔2024〕5*2号】
管理人因依赖被投资方提供的尽职调查报告和相关财务数据而未自行进行调查，被法院判定为投前未尽审慎调查和勤勉尽责义务，最终判令其赔偿投资者损失的全部本金和利息。【（2021）京0*5民初3*5号】
与适当性材料类似，投资决策材料内容不规范或未能反映管理人已独立、妥善履行投资管理义务亦是管理人对投资决策材料进行留痕时容易踩到的雷区。
中基协近期对于投资决策材料内容瑕疵的处罚事由包括：基金投资决议未见相关人员审批签字；投资决策会议记录显示，基金的投资理由为按投资者要求定制；部分实际投资的交易对手方与投资决策委员会决议不符等。
管理人在从事私募基金业务时存在非公司在职从业人员对公司在管私募基金业务事项进行用印审批、向投资经理下达交易指令的情形，在管理、运用私募基金财产过程中，未履行谨慎勤勉义务。【深圳证监局行政监管措施决定书〔2024〕2*7号】
由于量化基金的一大特点就是降低投资经理的主观判断因素，更多依赖算法、模型进行选股，根据模型的买卖信号进行投资交易，一般无需像主观基金一样长期跟踪标的证券，研判投资机会。同时T0、ETF套利等策略通常呈现出交易量大，及时性强的特征，也难以对每一次投资进行相应的决策审批流程。因此对于量化基金的投资决策留痕，往往会出现只需要对模型进行留痕的误区。但根据《人民银行银保监会证监会外汇局关于规范金融机构资产管理业务的指导意见》（银发〔2018〕106号）（“《资管新规》”）的要求，金融机构应当根据不同产品投资策略研发对应的算法或程序化交易，避免算法同质化加剧投资行为的顺周期性，并针对由此可能引发的市场波动风险制定应对预案。因算法同质化、编程设计错误、对数据利用深度不够等人工智能算法模型缺陷或者系统异常，导致羊群效应、影响金融市场稳定运行的，金融机构应当及时采取人工干预措施，强制调整或者终止人工智能业务。由此可见，量化投资并非模型运行及留痕后就万事大吉，模型上线前的审批、测试、应急预案设计，上线后的跟踪、优化，以及遇到极端情况时人为干预的流程与决策，也是必不可少的，在保持量化模型独立性、纪律性、抵御外部干预特征的同时，降低策略惯性和极端场景下的风险。??根据公司实际情况，建立切实可行的投资决策相关制度与流程。??在基金运作过程中严格参照内部制度和外部规范的要求执行投资决策程序，决策内容与实际投资需匹配，并留存相应文件。1）主观证券类私募：产品、策略评审；投资标的研究、跟踪情况；投资建议；标的入池审核及记录；投决会纪要；投资授权材料等。2）量化证券类私募：量化策略、模型上线前评审、测试记录；量化模型、算法的介绍及代码；模型更新日志；人工干预流程及决策等。3）股权类私募：投资立项材料、投资标的的尽职调查报告、投资计划、投决会纪要等。
交易环节的留痕管理需覆盖账户管理、指令执行、风控审核、资金划转等全流程，其中常见问题包括：未按要求保存交易指令、交易流水等交易记录也是管理人受到处罚的常见事由，部分管理人因未建立下单交易系统，往往会通过即时通讯软件、电话、纸质文件等方式下达交易指令，可能面临一定留痕困难或留痕不全的问题。
管理人存在风险控制制度不健全，内部交易记录管理等制度未被有效执行的问题，监管机构对其出具警示函。【新疆证监局〔2024〕2*号】
管理人未按规定保存部分交易记录，监管机构对其采取出具警示函的监督管理措施。【广东证监局〔2024〕1*3号】
管理人过度依赖于托管平台的风险监测功能，忽视了公司内部的风控制度建设与风控审核流程。
杭州证监局对某私募基金管理人采取出具警示函的行政处罚措施，因其未按照公司《内部交易记录制度》要求制作保存投资交易指令的风控审核确认单，未按照公司《公平交易制度》要求进行日终报告。
某私募基金管理人因风控制度执行不到位，未对交易实施有效内部控制，海南证监局认为其未尽谨慎勤勉义务，对其出具警示函，并记入资本市场诚信档案数据库。
对于从事程序化交易的管理人，除需要根据《证券市场程序化交易管理规定（试行）》履行相应报告义务外，《私募证券投资基金运作指引》也对程序化交易相关的制度设计及留痕义务进行了明确，主要包括：应当就程序化交易制定专门的业务管理和合规风控制度，完善程序化交易指令审核和监控系统；建立并有效执行程序化交易策略的研发、测试、验证、合规审查、上线等业务流程；建立健全针对程序化交易的投资交易风控制度并有效执行；保存历史交易记录，算法或策略的文字说明等投资决策、交易涉及资料。??交易记录应真实、完整、可追溯，涵盖成交时间、价格、数量等核心信息，如涉及场外产品，还需要留存询价记录、与交易对手方签署的交易文件等。对于未采用交易系统的管理人，应注意交易指令的留痕，定期对相关材料进行核查归档。??根据所管理基金的性质、策略、投资范围及内外规等要求设置相应风控指标或阈值，进行实质性审核，重点关注是否存在关联交易、异常交易（如对敲、拉抬打压、申报速率异常等）、趋同交易、同日反向交易、不公平交易等情况，如出现异常情形应及时拦截或预警；托管平台的监控指标可以作为风控管理的重要参考依据，但仍应根据公司实际情况建立切实可行的风控制度、风控指标，实质性审查投资交易风险并留痕。??对于主要开展程序化交易的管理人，应针对程序化交易制定专门的制度、流程、风控指标等，并对相关材料进行留痕。投后管理的留痕需体现风险跟踪与处置措施，尤其在项目未履行约定义务或退出受阻时，书面记录是管理人能否免责的关键依据，常见问题包括：管理人未留存工商确权材料，或怠于督促、催告项目公司办理工商变更登记。
管理人因未办理在管基金产品投资项目相关股权的工商变更登记，而受到纪律处分。【中基协处分〔2024〕2*7号】
管理人未按照交易文件约定落实投后管理措施、投后管理材料缺失等。
管理人因投后管理档案材料不齐备，而被采取责令改正，并记入证券期货市场诚信档案的措施。【安徽监管局行政监管措施决定书〔2024〕6*号】
管理人因未对所投标的进行投后管理工作，未能发现其所投标的项目未实际开展经营活动，而受到纪律处分。【中基协处分〔2024〕1*4号】
在投资项目违反约定、触发回购事项或存在退出困难时，管理人若未及时催告、发函或通过法律程序要求投资项目履约。
案涉基金的投资范围为受让目标公司持有的某资产收益权。案涉管理人与目标公司签订的协议约定，如发生目标公司未经案涉管理人同意将标的收益权转让给第三方等情形，案涉管理人可以要求目标公司回购。此后，标的公司将标的收益权再次转让给案外人，而案涉基金管理人在长达三年的时间里严重怠于行使回购权利和担保权利。据此法院认为，案涉管理人有违诚实信用、勤勉尽责的义务。结合案涉管理人在投资、清算等阶段均未尽到基金管理人勤勉尽责的管理义务，法院判令基金管理人赔偿投资者的全部本息。【（2021）沪0*5民初9*5号】
??定期跟踪投资项目情况，要求其如实披露投资款适用情况、经营情况、财务情况等公司运营所涉材料，并进行实质审查，根据基金合同或合伙协议约定出具投后管理报告。??妥善行使股东（合伙人）权利，若委派董事参与公司治理，还应留存董事在投资项目中的决策材料。??在投资项目出现违约、触发回购等情形后，及时通过催告、发函、谈判等方式要求投资项目按约履行相应义务，并留存相应行权文件。
孙名琦
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杨涵琦
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