私募基金管理人的勤勉义务主要来源于基金合同的约定和相关法律法规的规定，管理人在基金投资阶段是否履行了勤勉义务，应当从过程和形式上审查，不能仅凭基金投资的结果或项目收益来判断。作为基金管理人，在勤勉尽责义务方面不仅面对被投资者起诉或申请仲裁的风险，同样存在基金业协会监管压力。本文将从基金业协会最新的纪律处分案例中筛选以未尽勤勉义务为由的典型案例，并分析在基金投资阶段，管理人应当注意的履行勤勉义务要点。
运用私募基金之前，管理人应当对投资标的开展适当的尽职调查
违反勤勉义务的行为：未谨慎核实投资者与投资标的的关联关系，未尽谨慎勤勉义务，违反了《私募基金监管办法》第四条的规定。处分决定：对上海SF进行公开谴责，并暂停受理其私募基金产品备案六个月。本案当事人在尽职调查过程中遗漏了重大事项，在调查关联关系事项时遗漏了与投资者相关的关联关系。根据《私募基金登记备案动态（第一期）》，关联交易是指本基金与管理人、投资者、管理人管理的私募投资基金、同一实际控制人下的其他管理人管理的私募投资基金、或者与上述主体有其他重大利害关系的关联方发生的交易行为。因此基金投资者也应当在关联交易的管控范围内，依据基金合同的规定进行投资决策和确定对价等事宜。管理人的尽职调查义务是否满足勤勉尽责的标准，法律法规并无细致的规定，在实践中应当以专业人士的注意义务为标准，根据基金的投资方式等作出具体判断。提醒管理人在投资标的公司前重点关注以下要点：- 开展投资标的的尽职调查过程中注意留存完整的调查底稿文件，底稿文件需要能够体现出调查时间、调查方式、调查人员，以及完整的调查过程。
- 管理人应当以合理合法的方式获取充分证据，关系到管理人投资决策的重大事项应作重点调查和评估，不能遗漏，如投资标的所提供的资料与工商登记的公示信息是否一致、投资标的的财务数据是否真实、准确等。
- 尽职调查的程序和方法应当具有合理性，针对不同的投资标的应当制定差异化尽职调查方案，尽调中发现的问题应当及时分析判断，排除合理怀疑的问题也应当保留好核实调查的过程性文件，必要时向投资者披露相关情况，以排除潜在风险。
在作出投资决策判断时，应当严格依据尽职调查的结论进行审慎商业判断，如果由于没有进行尽职调查或尽职调查存在瑕疵而导致投资决策存在过失，管理人则可能因未履行勤勉义务而承担赔偿责任。
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管理人应当依据基金合同约定的投资范围等内容进行投资活动，不能无正当理由改变原定的投资标的或投资范围
违反勤勉义务的行为：违反合同约定投资运作。TC冷手量化四号私募证券投资基金2023年4月末和5月末估值表显示，基金资产总值与基金资产净值比例超过200%，上海TC未在基金合同约定的 10 个交易日内调整完毕。以上行为违反了《关于加强私募投资基金监管的若干规定》第九条第一款第(八)项的规定。处分决定：对上海TC进行公开谴责，并暂停受理私募基金产品备案十二个月。违反勤勉义务的行为：深圳ZH管理的“ZH6号私募证券投资基金”以下简称“ZH6号”)在投资管理过程中，按照他人要求购买指定债券;深圳ZH管理的ZH1号至6号私募证券投资基金、ZH致富1号至2号私募证券投资基金，未按照基金合同约定进行投资运作，说明公司未履行谨慎勤勉义务。以上行为违反了《私募基金监管办法》第四条关于私募基金管理人应当履行谨慎勤勉义务的规定，《私募投资基金管理人内部控制指引》(以下简称《内控指引》)第八条关于私募基金管理人不得从事与私募基金无关或存在利益冲突业务的规定，《内控指引》第二十条、《关于加强私募投资基金监管的若千规定》第九条第一款第(八)项关于“未按照合同约定进行投资运作”的规定。处分决定：对深圳ZH进行公开谴责，并暂停受理其私募基金产品备案十二个月。违反勤勉义务的行为：未能恪尽职守，未履行诚实信用、谨慎勤勉义务。北京GKYX在管理“北京青岛JC投资管理中心(有限合伙)”(以下简称“青鸟JC基金”)过程中，超越基金投资范围开展债权投资;在管理BY基金过程中，投资标的与基金合同约定不一致，且未充分履行尽职调查义务，未尽职督促义务方根据相关协议履行保证义务;在管理“中国KFQ供应链金融私募产业投资基金”(以下简称“KFQ基金”)过程中，发现无法正常办理投资标的的股权工商登记后，未采取有效措施维护投资者利益。以上管理人未能恪尽职守，未能履行诚实信用、谨慎勤勉义务的行为，违反了《私募基金监管办法》第四条、第二十三条第(七)项和《私募投资基金管理人内部控制指引》第四条第(三)项关于私募基金管理人管理、运用私募基金财产，应当恪尽职守，履行诚实信用、谨慎勤勉的义务;不得玩忽职守，不按照规定履行职责和保障私募基金财产安全、完整的相关规定。上述案例中当事人核心的违规行为都是未按照基金合同的规定进行投资活动，分别为基金杠杆比例违反约定、超越投资范围投资、投资标的与基金合同不一致。处分决定都较为严重，暂停备案甚至被撤销管理人登记。《私募投资基金监督管理条例》第十一条明确规定了私募基金管理人应当履行的职责包括按照基金合同约定管理私募基金并进行投资。基金业协会处分的一般依据《私募基金监管办法》的第四条原则性规定和基金合同中的具体规定判定管理人的投资行为是否违背了约定内容。基金合同中可能存在对投资标的的数量或单一项目投资比例的明确约定，甚至有些专项基金要求只能投资特定项目，此时管理人实际的资金用途或投向与合同不符并且没有合理合法的理由，则很可能因此被认定未能履行勤勉义务而承担赔偿责任，还可能面临基金业协会采取的书面警示、行业内通报批评、公开谴责等措施。根据中基协发布的《私募投资基金管理人内部控制指引》的规定，私募基金管理人应当建立健全投资业务控制，保证投资决策严格按照法律法规规定，符合基金合同所规定的投资目标、投资范围、投资策略、投资组合和投资限制等要求。建议管理人构建完备的投资管理运作程序和机制，把控投资活动的合规性，配合风险控制制度实现基金运作全流程的投资监控。
管理人应当建立并落实内部控制制度，及时采取风险控制措施
违反勤勉义务的行为：从业人员及办公场所欠缺独立性，未建立及实施有效的内部控制。深圳WFY在协会登记的合规风控负责人刘某在关联私募基金管理人深圳市DTST投资基金管理有限公司 （以下简称DTST）担任投资经理；刘某的工资发放主体 从2020年到2022年为深圳WFY，2023年为DTST。深圳WFY与关联私募基金管理人DTST、深圳市JFCF投资管理有限公司共用同一办公场地。以上行为不符合《私募基金 管理人登记须知》第二项第（三）条、第三项第（四）条和《私募投资基金管理人内部控制指引》第五条、第六条的规定。违反勤勉义务的行为：从业人员及办公场所欠缺独立性，未建立及实施有效的内部控制。深圳JFCF在协会登记的合规风控负责人刘某在关联私募基金管理人深圳市DTST投资基金管理有限公司(以下简称DTST)担任投资总经理:刘某的工资发放主体从2020年到2022年为深圳JFCF，2023年为DTST。深圳JFCF与关联私募基金管理人DTST、深圳市WFY投资管理有限公司共用同一办公场地。以上行为不符合《私募基金管理人登记须知》第二项第(三)条、第三项第(四)条和《私募投资基金管理人内部控制指引》第五条、第六条的规定。违反勤勉义务的行为：未谨慎尽勉履行管理人职责，由非公司员工参与私募基金募集、退出环节等具体事务办理。投资者适当性匹配程序履行不到位，提示、诱导投资者进行风险测评。个别从事募集业务的人员未取得基金从业资格。部分产品未按合同约定披露季度报告信息及关联交易。处分决定：公开谴责，并暂停受理其私募基金产品备案十二个月违反勤勉义务的行为：内部控制制度未有效执行。根据CM创投《关联交易制度》第十一条规定“公司旗下私募投资基金拟发生关联交易的……如涉及公司自有资金投资该基金的，由公司执行董事与投资决策委员会审议批准”。在“CM一号”受让某信息科技有限公司的关联交易决策中，作为执行董事的李某未参与投资决策。相关行为违反了《私募投资基金管理人内部控制指引》第五条第三项的规定。处分决定：对CM创投进行公开谴责，并暂停受理其私募基金产品备案六个月。违反勤勉义务的行为：未建立与实施有效的内部控制。行政监管部门于2023年12月向深圳YP进行检查，深圳YP私自改公司银行账户流水中交易对手方信息并向行政监管部门提交虚假资料。深圳YP在协会自律检查中承认了上述篡改公司银行账户流水中交易对手方信息及向行政监管部门提供虚假材料的行为。深圳YP上述行为违反了《私募投资基金管理人内部控制指引》第四条、第六条、第九条的规定。处分决定：对深圳YP进行公开谴责，并暂停受理其私募基金产品备案三个月。违反勤勉义务的行为：未严格执行内部控制制度。根据上海HT《投资交易管理制度》，上海HT设立投资决策委员会，履行确定各基金的投资理念、投资原则及投资限制、审定各基金的资产配置方案等职能，各基金经理负责执行投资决策委员会会议的决议。但上海HT未向协会提供关于HTHY私募证券投资基金(以下简称HTHY基金)关于投向某基金管理有限公司的某集合资产管理计划的投资决策文件。以上行为违反了《私募投资基金管理人内部控制指引》第五条的规定。上述因内部控制不合规而受到处分的机构违规行为较为多样化，涉及《私募投资基金管理人内部控制指引》的多个条款，对管理人的行为约束非常严格。因此提醒机构在进行投资活动时一定做好自查工作，加强风控对整个投资过程的监管，同时可寻求专业律师团队帮助对机构合规问题给予专业指导，未雨绸缪避免踩雷。《私募投资基金管理人内部控制指引》第三十一条规定，私募基金管理人未按本指引建立健全内部控制，或内部控制存在重大缺陷，导致违反相关法律法规及自律规则的，中国基金业协会可以视情节轻重对私募基金管理人及主要负责人采取书面警示、行业内通报批评、公开谴责等措施。管理人内部控制方面应当履行的勤勉义务可以分为两个层面，制定内控制度和落实内控措施，内控制度不能简单套用原则性规定和模板，应契合基金运作的实际需求，具备可操作性。如果管理人制定的内控制度存在严重瑕疵或没有落实前期制定的内控制度，都是管理人严重失职行为。风险控制方面的勤勉义务贯穿投资阶段始末，需要注意与尽职调查做好衔接，重点关注尽职调查中的投资风险问题，实操中细化完善尽职调查中的风险控制措施。
管理人应当保证亲自履行职责、能实现对基金项目投入充足、专业的运作精力
违反勤勉义务的行为：南京XH存在未勤勉尽责履行受托管理职责的违规行为。根据南京XH的书面情况说明及投资决策会议记录，南京XH所管理私募基金产品“XHWCX二号私募证券投资基金’的投资理由为按投资者要求定制。相关行为违反了《私募投资基金登记备案办法》第三十条关于管理人应当切实履行受托管理职责的规定。违反勤勉义务的行为：根据监管部门行政监管措施决定书，“BC智创”存在为多人代持相关投资标的股权的行为，相关行为违反了《私募基金监管办法》第四条的规定。管理人作为专业的受托人，其执行基金事务投入的精力和其具备的专业能力均应当满足募集材料和委托管理合同或基金合同的承诺，不能侵害委托人的信赖利益。如果管理人存在在基金项目安排的项目负责人员明显短缺、工作条件明显不满足要求等明显增加基金运作风险的行为，有悖于管理人受人之托应尽的责任。
管理人应当妥善保存私募基金投资决策、交易和投资者适当性管理等方面的记录及其他相关资料
违反勤勉义务的行为：未妥善保存私募基金相关资料。协会于2024年1月至5月对深圳CHC开展自律检查，并要求其提供在管私募基金产品“CHCHJ成长1号私募证券投资基金”(以下简称“HJ成长1号基金”)的历史投资者募集程序证明材料、基金对外投资决策文件等资料，深圳CHC向协会提交的情况说明载明“因公司资料多次转移存放，导致部分时间较久远的材料出现丢失”“决策文件因时间较久，现已找不回原来决策信息文件”;协会检查人员与深圳CHC现任法定代表人陈某、时任法定代表人方某以及现任合规风控负责人李某进行了电话沟通，深圳CHC上述高管自述因2022年11月至2023年2月进行搬迁等导致未妥善保存私募基金相关资料。深圳CHC上述行为违反了《私募基金监管办法》第二十六条的规定。在以往基金业协会处罚案例中，管理人未妥善保存相关文件的理由多为办公场所变更、人员变动、保管不善，涉及的文件资料以投资者适当性管理和投资决策相关文件为主。在基金投资阶段，管理人有义务保存的资料包括私募基金投资决策、交易资料，私募基金投资业务活动的全部会计资料，有关的合同、交易记录及其他相关资料，私募基金内部控制活动等方面的信息及相关资料等。除了投资者适当性相关的资料外，现行规定要求其他资料的最低保存期限一般是十年。需要注意，证监会于2023年12月8日发布了《私募投资基金监督管理办法（征求意见稿）》，其中第六十四条规定，私募基金投资决策、交易，投资者尽职调查和投资者适当性管理等方面的记录及其他相关资料，保存期限自私募基金清算结束之日起不得少于 20 年。
从上述基金业协会最新发布的案例中可以看出协会对管理人勤勉义务的监管趋向严格、全面，对管理人投资过程的合规性要求很高。勤勉义务在私募基金相关的诉讼纠纷中常充当投资人主张权利的重要依据，机构的行为即使存在违约行为，但没有给投资者造成实际损失或者没有因果关联的情况下机构可能不会承担赔偿责任。然而基金业协会的处罚决定所依据的事实并没有将基金的最终收益、投资者是否存在损失等纳入考量范围，机构一旦越过红线就面临较高的合规风险。私募规范体系不断健全完善后，机构勤勉义务的监管范围还将进一步扩大，因此管理人一定要注重合规和风控建设，切实履行勤勉义务。
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